Beaucoup de nos clients commandent leurs Épreuves simplement par facture, ce qui s'est avéré très efficace au fil des ans. Dans la grande majorité des cas, nos clients paient leurs factures dans les délais. Jusqu'à présent, nous envoyions donc des rappels de paiement et des lettres de rappel par courrier au bout d'un ou deux mois environ. Mais ces derniers mois, nous avons changé certains processus comptables, comme par exemple l'importation de factures depuis le système de paiement en ligne. Proof.de Shop dans le logiciel de comptabilité, nous avons maintenant pu automatiser et simplifier l'envoi des rappels de paiement et des lettres de relance.
Désormais, nos clients recevront un rappel de paiement par e-mail après environ 4 à 6 semaines à l'adresse e-mail enregistrée dans leur compte Proof-Shop. C'est une solution idéale : Si plusieurs factures sont impayées, vous recevez d'une part un e-mail avec un aperçu des factures impayées, et d'autre part toutes les factures encore impayées sont jointes à l'e-mail sous forme de PDF. Vous disposez ainsi de toutes les factures originales au format PDF, vous pouvez importer les justificatifs dans votre comptabilité, les vérifier une nouvelle fois en interne et ordonner le paiement.
Si la facture est toujours impayée, vous recevrez deux rappels après chaque période de 2 à 3 semaines. Après 2 à 3 semaines, nous essayons à nouveau de vous joindre par téléphone. Si toutes ces tentatives échouent, la dernière étape consiste à transmettre les factures impayées à notre avocat.
Le rappel par e-mail nous permet d'économiser beaucoup d'efforts et de frais de port et d'épargner à l'environnement de nombreux trajets.
L'expérience des premiers documents, un peu plus de 200, montre que les rappels et les relances par e-mail fonctionnent très bien : Sur 208 documents traités, un seul est apparu jusqu'à présent qui n'a pas été traité ou rappelé correctement, et un autre pour lequel un paiement partiel n'a pas été pris en compte, ce que le logiciel ne supporte tout simplement pas.
Si vous souhaitez apporter des améliorations ou des modifications, n'hésitez pas à nous le faire savoir. Pour nous, il s'agit d'un changement majeur et d'une nouveauté dans notre comptabilité, mais nous sommes certains qu'il s'agit d'une amélioration sensible pour nos clients qui paient des factures et qui se souviennent des factures en suspens de Proof GmbH.
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