Molti dei nostri clienti ordinano le loro prove semplicemente tramite fattura, e questo si è dimostrato un grande successo nel corso degli anni. Nella stragrande maggioranza dei casi, i nostri clienti pagano le fatture con estrema puntualità. Finora, abbiamo inviato solleciti di pagamento e solleciti per posta dopo circa uno o due mesi. Tuttavia, poiché negli ultimi mesi abbiamo automatizzato alcuni processi contabili, come l'importazione delle fatture dal negozio Proof.de nel software di contabilità, ora siamo stati in grado di automatizzare e semplificare anche l'invio dei solleciti di pagamento e degli avvisi di mora.
D'ora in poi, i nostri clienti riceveranno un promemoria di pagamento via e-mail all'indirizzo di posta elettronica del loro account Proof-Shop dopo circa 4-6 settimane. Un'ottima soluzione: Se ci sono diverse fatture in sospeso, riceverà un'e-mail con una panoramica delle fatture in sospeso, e tutte le fatture in sospeso sono allegate all'e-mail come file PDF. Questo significa che ha a disposizione tutte le fatture originali in formato PDF, può importare le ricevute nel suo sistema contabile, ricontrollarle internamente e organizzare il pagamento.
Se la fattura è ancora aperta, riceverà due solleciti dopo 2-3 settimane. Dopo altre 2-3 settimane, cercheremo di contattarla telefonicamente. Se tutti i tentativi falliscono, l'ultimo passo consiste nel consegnare le fatture in sospeso al nostro avvocato.
Inviando i promemoria via e-mail, questa procedura ci fa risparmiare molta fatica e spese postali e fa risparmiare all'ambiente molti trasporti.
L'esperienza delle prime, poco più di 200 ricevute, dimostra che i promemoria e i solleciti via e-mail funzionano molto bene: Per ogni 208 voucher elaborati finora, ne è emerso uno che non è stato elaborato o ricordato correttamente; per un altro, non è stato preso in considerazione un pagamento parziale, che il software semplicemente non supporta.
Se ha dei miglioramenti o delle richieste di modifica, ce lo faccia sapere. Per noi si tratta di un cambiamento e di un'innovazione importante nella nostra contabilità, ma siamo certi che per i nostri clienti che pagano le bollette sarà un miglioramento notevole nel ricordare loro le fatture Proof GmbH in sospeso.
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