Molti dei nostri clienti ordinano i loro Prove semplicemente tramite fattura, e questo si è dimostrato un grande successo nel corso degli anni. Nella stragrande maggioranza dei casi, i nostri clienti pagano le loro fatture con estrema puntualità. Finora, abbiamo inviato solleciti di pagamento e lettere di sollecito per posta dopo circa uno o due mesi. Tuttavia, dal momento che negli ultimi mesi abbiamo modificato alcuni processi della contabilità, come l'importazione delle fatture dal sito web della società. Prova.de nel software di contabilità, ora siamo anche riusciti ad automatizzare e semplificare l'invio di solleciti di pagamento e lettere di sollecito.
D'ora in poi, i nostri clienti riceveranno un promemoria di pagamento via e-mail all'indirizzo di posta elettronica del loro account Proof-Shop dopo circa 4-6 settimane. Un'ottima soluzione: Se ci sono diverse fatture in sospeso, riceverà un'e-mail con una panoramica delle fatture in sospeso, e tutte le fatture in sospeso sono allegate all'e-mail come file PDF. Questo significa che ha a disposizione tutte le fatture originali in formato PDF, può importare le ricevute nel suo sistema contabile, ricontrollarle internamente e organizzare il pagamento.
Se la fattura è ancora aperta, riceverà due solleciti dopo 2-3 settimane. Dopo altre 2-3 settimane, cercheremo di contattarla telefonicamente. Se tutti i tentativi falliscono, l'ultimo passo consiste nel consegnare le fatture in sospeso al nostro avvocato.
Inviando i promemoria via e-mail, questa procedura ci fa risparmiare molta fatica e spese postali e fa risparmiare all'ambiente molti trasporti.
L'esperienza delle prime, poco più di 200 ricevute, dimostra che i promemoria e i solleciti via e-mail funzionano molto bene: Per ogni 208 voucher elaborati finora, ne è emerso uno che non è stato elaborato o ricordato correttamente; per un altro, non è stato preso in considerazione un pagamento parziale, che il software semplicemente non supporta.
Se ha dei miglioramenti o delle richieste di modifica, ce lo faccia sapere. Per noi si tratta di un cambiamento e di un'innovazione importante nella nostra contabilità, ma siamo certi che per i nostri clienti che pagano le bollette sarà un miglioramento notevole nel ricordare loro le fatture Proof GmbH in sospeso.
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