Muitos dos nossos clientes encomendam as suas provas simplesmente por fatura, o que se tem revelado um grande sucesso ao longo dos anos. Na grande maioria dos casos, os nossos clientes pagam as suas facturas com extrema pontualidade. Até agora, enviámos lembretes de pagamento e avisos por correio após cerca de um a dois meses. No entanto, como automatizámos alguns processos contabilísticos nos últimos meses, tais como a importação de facturas da loja Proof.de para o software de contabilidade, conseguimos agora também automatizar e simplificar o envio de avisos de pagamento e de avisos de atraso.
De agora em diante, os nossos clientes receberão um lembrete de pagamento por e-mail para o endereço de e-mail da sua conta Proof-Shop após cerca de 4-6 semanas. Uma óptima solução: Se várias facturas estiverem pendentes, receberá um e-mail com uma visão geral das facturas pendentes, e todas as facturas pendentes são anexadas ao e-mail como ficheiros PDF. Isto significa que tem todas as facturas originais disponíveis como PDF, pode importar os recibos para o seu sistema de contabilidade, verificá-los novamente internamente e organizar o pagamento.
Se a factura ainda estiver pendente, receberá dois lembretes após 2-3 semanas. Depois de mais 2-3 semanas, tentaremos contactá-lo por telefone. Se todas as tentativas falharem, o último passo é entregar as facturas pendentes ao nosso advogado.
Ao enviar lembretes por correio electrónico, este procedimento poupa-nos muito esforço e despesas de envio e poupa muito transporte ao ambiente.
A experiência dos primeiros, ligeiramente mais de 200 recibos, mostra que os lembretes e lembretes por e-mail funcionam muito bem: Por cada 208 recibos processados até agora, um apareceu que não foi processado ou lembrado correctamente; para outro, um pagamento parcial não foi tido em conta, o que o software simplesmente não suporta.
Se você tiver quaisquer melhorias ou pedidos de mudança, por favor informe-nos. Para nós esta é uma grande mudança e inovação na nossa contabilidade, mas estamos certos de que para os nossos clientes que pagam facturas será uma melhoria notável ao lembrá-los de facturas de Proof GmbH pendentes.
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